Daar heb ik toch geen tijd voor..Tijd voor PEP (Personal Efficiency Program)

Stress op het werk - werk volgens PEP programmaEen inbox met 300 berichten, een bureau vol memos en to do lijstjes, een continue stroom aan push berichten, whatsapp en social media berichten die uw aandacht vragen? Werk volgens het PEP (Personal Efficiency Programme) en bespaar tijd, creëer orde in de chaos en krijg meer werk gedaan.

Als hotel consultant merk ik namelijk steeds vaker dat medewerkers en management van hotels de gestelde doelen niet halen, initiatieven niet van de grond komen omdat mensen steeds meer:

het gevoel krijgen te druk te zijn
te weinig tijd te hebben
overvoerd raken met email, post en telefoontjes
de lange termijn visie uit het oog verliezen door de “waan van de dag”

Men ervaart deze druk als stress en heeft het gevoel in een voortdurende crisis en overbelasting te zitten en gaat zelfs niet meer ontspannen met vakantie.

Voor een ieder die dit zo ervaart is het boek “het Persoonlijk Efficiency Programma” (PEP) van Kerry Gleeson een absolute aanrader (oa te koop bij Bol.com)

Honderdduizenden mensen hebben al kennis gemaakt met de revolutionaire efficiencycursussen, opgezet door Kerry Gleeson. Het doel lijkt simpel – met minder moeite meer doen – maar wie in het bedrijfsleven opereert, weet hoe moeilijk het is om grip te houden om mensen, projecten, tijd en vooral: op jezelf.

PEP leert hoe je je werk beter gaat beheersen, tijd bespaart, bepaalt wat belangrijk voor je is en hoe je je doelstellingen bereikt.

Het PEP boekt bestaat uit aantal hoofdstukken met de volgende basis principes

1. PEP – Doe het nu!

Mensen en zaken vragen nu, op dit moment, onmiddellijk, om onze tijd en aandacht, daarom worden we bedolven onder het werk, ondanks alle mooie theorieën en instrumenten voor time management. Het is wellicht herkenbaar, u begint ’s ochtends, opent de email en er stromen 50 berichtjes binnen. U begint met lezen en er zit een klacht in, een collega herinnert u ergens aan, u moet nog een contract terug sturen etc. U leest alles door, en bekijkt de stapels papier op uw bureau en haalt maar een kop koffie. Tegen de tijd dat u terugkomt bekijkt u iedere email weer om te kijken waar echt iets mee moet gebeuren. De praktijk wijst uit dat sommige emails en files soms wel tot 5 keer worden gelezen voordat er iets mee gedaan wordt. Dat kost veel tijd.

De eerste regel is dan ook:

Reageer direct op een zaak zodra je deze onder ogen krijgt wanneer het routine zaken zijn zoals het terugbellen van een collega, klacht afhandelen, contract invullen etc.

Als je niets gaat doen met de e-mails, lees ze dan niet. Als je de files op je bureau niet gaat afhandelen – pak ze dan niet op. Doe alleen dat wat je wel gaat doen en doe dat nu!

2. PEP – Organiseer het nu!

Ruim je werkruimte op om jezelf tijd te besparen, maak een werkarchief, een referentiearchief en een centraal archief zodat u geen tijd verspilt om naar zaken te zoeken. Organiseer computerbestanden en maak overzichtelijke directories voor files en e-mails. Schenk net zoveel aandacht aan de details van uw werkplek als u aan uw gasten schenkt.

Rommel is namelijk een van de oorzaken dat we ons werk niet effectief kunnen doen.

Organisatie begint bij uw bureau. Zorg voor een inbakje, afwachtenbakje en uitbakje. Afwachten betekent niet uitstel of niet afgeronde projecten, maar waarbij u moet wachten op een reactie of telefoontje. U haalt alleen iets uit het inbakje wanneer u hier ook werkelijk iets mee gaat doen. Zorg dat alle standaard kantoorartikelen (nietmachine, paperclips etc.) binnen handbereik zijn. Orden de papierstroom, files die u vaak nodig heeft binnen handbereik in uw werkarchief (niet in de bakjes in-afwachten-uit)

3. PEP – Doe het routinematig

Bundel werkzaamheden en plan tijd om email/post en telefoontjes bijvoorbeeld op dezelfde wijze af te handelen. Ga onnodige onderbrekingen tegen en plan wekelijks een bespreking met je collega’s ter verbetering van efficiency en communicatie.

E-mail afhandeling – Plan hiervoor 2 of 3 keer per dag tijd in en handel alles af
Telefoontjes – plan tijd in om iedereen terug te bellen, voice mail te beluisteren en handel alle telefoontjes in 1 keer af
Lezen – ruim dagelijks tijd in om te lezen (vakliteratuur, email newsletters etc.) en ruim direct daarna alles op
Archiveer 1 keer per week en ruim je bureau op
Maar een planning voor werkzaamheden/projecten die meer tijd vergen
Beperk binnen uw organisatie onnodige email – onnodige cc’tjes en onnodige grote bijlagen.
Vergader effectiever: bepaal het doel van de vergadering, bereid je goed voor en hou de vergadering in het gareel, wees besluitvaardig en verspreid de notulen snel

4. PEP – Plan het nu!

Wat belangrijk is moet je plannen door je doelen te definiëren en elke week met een weekplanning te werken. Als het doel in je hoofd scherp en duidelijk is, handel je vastberaden en effectief.
Werk met dagplannen, weekplannen, projectplannen en strategische plannen.

5. PEP – Follow-up en voortgangsbewaking

Volharding is het meest essentiële ingrediënt van succes in je leven! Zoek methoden om je te helpen de details te onthouden en werk aan follow-up en voortgangsbewaking. Delegeer effectief want onbeperkte groei is alleen mogelijk als je hulp van anderen weet in te schakelen.

De meerderheid van de mensen wordt geconfronteerd met mislukking wegens een gebrek aan volharding bij het maken van nieuwe plannen die de plaats innemen van plannen die mislukten.

Maak follow up tot een onderdeel van het werkproces

6. PEP – Doe het goed, nu!

Doen wat jij denkt is niet altijd voldoende, controleer wat de verwachtingen zijn van de gast en komt tegemoet aan deze behoefte. Om te komen tot een betere aanpak van het werk moet je eerst een betere aanpak realiseren van je persoonlijke werk.
Daarom moet je drastisch effectievere werkmethoden introduceren.

Kijk ook bij team processen naar de volgende zaken:

Hoe eenvoudig kan het team bij de documentatie komen
Hoe effectief zijn groepsbijeenkomsten
Hoe worden taken beheerd
Hoe worden projecten uitgevoerd
Hoe gaat de groep om met planning
Hoe pakt een team een moeilijke kwestie aan

7. PEP – Doe het nu! Waar je ook bent!

Dit hoofdstuk gaat over Next Generation Workplace (NGW). Het kantoor is waar je bent, door mobiele telefonie en draadloos internet. Is het nodig dat iedereen ’s ochtends tijd verspilt in de file of kunnen bedrijven virtuele kantoren inrichten, flexibele kantoorruimte inrichten. De evolutie van het papierloze kantoor gaat langzaam, maar streef wel naar “papierwijsheid”.

8. PEP – Doe het nu! Manager

Hoe breng je de principes van organisatie met succes over aan anderen en hoe vul je de hierdoor vrijgekomen tijd op.

Een mooie spreuk uit dit hoofdstuk is:
Als je wacht tot de mensen naar jou toe komen krijg je alleen met kleine problemen te maken. Je moet er zelf naar op zoek gaan. De grote problemen zijn daar waar men zich niet realiseert dat men een probleem heeft.

Management door rondlopen geeft inzicht in de effectiviteit van de medewerkers en de organisatie.

9. PEP – Het team organiseren om nu te handelen

Identificeer gebieden waarop een team kan worden verbeterd, stel standaards vast voor een afdeling, hoe wordt er gedelegeerd en beheert, hoe wordt een agenda gebruikt en hoe worden projecten gepland.

10. PEP – Onderhoud het nu!

Een taak is pas volbracht als alles wat je terug legt in een betere staat verkeert dan toen je het oppakte. Hoe minder je bewaard – hoe minder je hoeft te onderhouden.
Mensen denken over het algemeen weinig na over het onderhoud van hun administratieve werkzaamheden. Het gevolg als je jezelf en je mensen niet goed organiseert en georganiseerd houdt is schadelijk voor de efficiëntie in je bedrijf.
Maak onderhoud een onderdeel van je werk.

Gun uzelf meer rust in uw werk, koop dit boek bij bijvoorbeeld BOL.com voor ca € 16.00